Die einzelnen Geschäftsfälle werden jeweils anhand den Buchungsregeln in die einzelnen Konten eingetragen. In der Praxis gibt es eine grosse Menge von Geschäftsfällen. Um da noch den Überblick bewahren zu können, werden die einzelnen Geschäftsfälle verkürzt in zeitlicher Reihenfolge in einem „Tagebuch“, dem sogenannten Journal, mit einem Buchungssatz festgehalten. Der Buchungssatz selber enthält immer die Anweisung, welche zwei Konten durch den Geschäftsfall betroffen sind.

Als erstes Konto in einem Buchungssatz wird das Konto genannt, bei welchem die Eintragung im Soll gemacht wird. Das zweite Konto ist das Konto, bei dem der Betrag auf der Habenseite eingetragen wird.

Buchungssatz = Soll / Haben (das Zeichen / wird als „an“ ausgesprochen, d.h. Soll an Haben)

Die Überlegungen beim Bilden von einem Buchungssatz

  1. Welche beiden Konten sind durch den Geschäftsfall betroffen?
  2. Verursacht der Geschäftsfall eine Zu- oder Abnahme in den gewählten Konten?
  3. Das Konto, bei dem Betrag im Soll steht wird als erstes genannt. Danach wird das Konto angegeben, bei dem der Betrag auf der Habenseite eingetragen wird.
  4. Eintrag der Beträge in die Konten.

Beispiel

Der Geschäftsfall lautet: „Der Geschäftsinhaber erhöht seine Kapitaleinlage durch Banküberweisung von CHF 5’000.-.“ Bei diesem Geschäftsfall sind die Konten „Bank“ und „Eigenkapital“ betroffen. Das Bankkonto steigt, da der Geschäftsinhaber CHF 5’000.- darauf überweist, d.h. der Betrag wird auf der Sollseite eingetragen (Buchungsregel Aktivkonto). Das Eigenkapital steigt ebenfalls, da das Unternehmen dem Eigentümer mehr schuldet, d.h. der Betrag wird auf der Habenseite eingetragen (Buchungsregel Passivkonto). Der Buchungssatz lautet entsprechend:
Bank / Eigenkapital CHF 5’000.-

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